筑波大学マレーシア校 様の導入事例

Excel管理から脱却し、申請業務をデジタル化。海外校特有の課題を解決し、紙媒体と押印からの脱却を目指した承認業務を実現。

Business Overview	日本の筑波大学がマレーシアに設置した海外校。日本にメインキャンパスを持つ大学の海外拠点として、教育活動を展開。
利用形態	クラウド版

筑波大学マレーシア校は、日本の筑波大学がマレーシアに設置した海外校として、教育活動を展開しています。海外校という特性上、日本の本校とは異なる環境での運営が求められ、システム面でも独自の課題に直面していました。日本とマレーシアの行き来が多いため、承認者が出張などで不在の場合、紙ベースの申請だと決裁が進まず業務が滞るという問題が発生していました。こうした課題を解決するため、「desknet's NEO」と「AppSuite」を導入。Excel管理から脱却し、申請業務のデジタル化と業務効率化を実現しました。

Before → After

Before（導入前）

• 紙とExcelでの申請業務管理、同じ情報を何度も転記 

• 承認者不在時は決裁が進まず、書類が机の上に積み上がる状態 

• Microsoft Forms → Excel → 別アプリという複数ステップでデータ転記ミスのリスク 

• Excelファイルのクラッシュや破損への対応に時間を費やす 

After（導入後）

• 一つのプラットフォーム内でデータがシームレスに連携、転記作業削減

• 出張先からでもオンラインで決裁可能、紙媒体と押印の脱却を目指した承認業務を実現

• 出張申請から会計処理まで全てが連携され、業務効率が飛躍的に向上

• フォーマットの一貫性が保たれ、メンテナンス作業から解放

＜お話を伺った方＞

山下 哲也 様　/ マレーシア海外教育拠点支援室・会計担当主任

太田 大輔 様　/　マレーシア海外教育拠点支援室・総務担当係長

導入前の課題

紙ベースの申請業務と頻繁な国際往来により、決裁が滞り業務が停滞。

教職員の出張が非常に多く、1ヶ月に1回日本に帰国する教員もいるなど、国際的な往来が頻繁にある環境でした。このため、誰がいつどこにいるのかを把握することが困難な状況でした。

紙ベースの申請業務では、承認者が出張などで不在の場合、その人が戻ってくるまで決裁が進まないという問題が発生していました。承認待ちの書類が机の上に積み上がり、業務が滞ることも少なくありませんでした。リモートでの承認や情報共有ができないことが、業務のボトルネックとなっていました。

さらに、出張申請、出張許可、出張報告、旅費精算という一連の業務プロセスが紙とExcelで管理されていました。各段階で必要な情報を手作業で転記する必要があり、転記ミスのリスクも高い状態でした。

例えば、出張申請でFormsに入力したデータを、Excelの出張届に手動で転記し、さらに出張後には報告書を別途作成し、最後に旅費精算書にまた同じ情報を入力するという非効率的なプロセスでした。同じ情報を何度も入力する手間が発生し、申請者にとっても管理者にとっても大きな負担となっていました。

選定理由

マレーシアでの現地サポート体制と、高機能ながら財布に優しい価格設定が決め手に。

desknet's NEOを選定した主な理由は以下の2点です。比較検討の時間は十分に取れなかったものの、海外校という特殊な環境で必要とされる要件を満たすシステムとして、desknet's NEOが最適であると判断されました。

1）マレーシアでのサポート体制

マレーシアに問い合わせ拠点があり、何か分からないことがあればすぐに対応してもらえる体制が整っていました。日本の拠点だけだと、回答を得るまでに時間がかかったり、マレーシア特有の事情や要望がうまく伝わらなかったりすることがあります。しかし、現地に日本語が話せるエンジニアが複数名在籍しており、困ったときにすぐに相談できる環境があることは、海外で業務を行う上で非常に心強いポイントでした。この現地サポート体制の存在が、システム選定における大きな決め手となりました。

2）圧倒的なコストパフォーマンス

他社のグループウェアと比較して、利用料が安価であったことも重要なポイントでした。具体的な見積もりを複数社から取得したわけではありませんが、比較検討した段階では、他社製品の半額程度のコストで導入できる見込みでした。立ち上げ期の組織にとって、初期投資や運用コストを抑えられることは非常に重要な要素です。高機能でありながら「財布に優しい」価格設定が、導入の後押しとなりました。コストパフォーマンスの高さは、予算が限られた教育機関にとって大きな魅力でした。

導入後の成果・効果

IT専門スタッフ不在でも、現場のニーズに応じてアプリを自作。申請から精算まで一気通貫で業務効率化。

現在、筑波大学マレーシア校では主に人事・総務と財務・会計関連の業務でdesknet's NEOとAppSuiteを活用しています。IT専門のスタッフがいない中、現場のニーズに応じて必要なアプリケーションを自作し、業務に合わせたカスタマイズを行っています。前職でExcelを使った実績管理を経験していた担当者が、「必要に迫られて」試行錯誤しながらアプリケーションを構築してきました。ノーコードで開発できるAppSuiteの特性を活かし、大学特有の複雑な承認フローや規則に基づいた様式にも対応した、実用的なシステムを作り上げています。

1）［AppSuite］（出張申請関連アプリ）申請から精算まで一気通貫でデータ連携。複数ステップの転記作業を削減。

出張に関する一連の業務プロセスをアプリ化し、以下のようなワークフローを構築しています。申請から精算まで一気通貫でデータを連携することで、従来の紙とExcelを併用していた煩雑な業務フローを大幅に効率化しました。

以前はMicrosoft Formsでデータを収集し、そのデータをExcelにダウンロードして加工し、別のアプリケーションで共有するという複数のステップが必要でした。各ステップでデータの受け渡しが発生するため、転記ミスのリスクもありました。

しかし、desknet's NEO導入後は、一つのプラットフォーム内でデータを吸い取りながら次のプロセスに入れることができるようになりました。データがシームレスに連携されるため、業務時間が大幅に短縮され、ヒューマンエラーも減少しました。特に出張申請から会計処理まで全てが連携されたことで、必要な情報が一元管理され、業務効率が飛躍的に向上しました。

2）［AppSuite］（購入依頼・支払い管理アプリ）リクエストから支払い完了まで、一連の流れを複数アプリで連携管理。

教職員から「こういうものが欲しい」「こういうものが必要だ」というリクエストを受け付け、それを元に購入依頼を作成し、決裁を取得します。決裁が承認されたら、次は支払いの確認プロセスに進みます。「これを支払っていいですか」という確認を経て、実際の支払い処理へと移行します。このように、リクエスト受付から支払い完了までの一連の流れを、複数のアプリを連携させて管理しています。

将来的には、申請がちゃんと終わっているかを自動的に確認できるよう、アプリケーション間の連携をさらに強化したいと考えています。

3）［AppSuite］（CRMアプリ）重要な関係先の情報を組織全体で共有し、戦略的な関係構築に活用。

大学では国内外の様々な機関や企業との関係性が非常に重要です。どの組織とどのような関係があり、いつどのようなやり取りをしたかといった情報をしっかり記録し、活用できるようにする必要がありました。

そこで、マレーシアの現地サポート担当者の支援を受けながらCRMアプリケーションを構築しました。このアプリにより、重要な関係先の情報を組織全体で共有し、戦略的な関係構築に役立てています。担当者が変わっても情報が引き継がれるため、継続的な関係維持が可能になりました。

4）［AppSuite］（労務管理アプリ）教員の休暇・出張データを統合し、個人ごとのカレンダーで勤務状況を可視化。

教員の休暇申請、療養費申請、ローカル職員の勤務状況表などを管理しています。また、個人ごとのカレンダーで勤務状況が可視化されています。

「この人は今日オフィスにいるのか、自宅で作業しているのか、本校に戻っているのか、それとも海外出張中なのか」といった状況が一目で分かるようになっています。これにより、教職員の所在確認や業務調整がスムーズに行えるようになりました。

5）場所を選ばない承認業務で、業務停滞を解消。出張先からでも即座に決裁可能に。

決裁者が出張中でも、出張先からパソコンを開いて承認できるようになりました。紙ベースでは決裁者が不在の場合、その人が戻ってくるまで申請が進まず、業務が停滞していました。特に海外出張が多い環境では、決裁者が1週間以上不在というケースも珍しくなく、緊急の案件でも承認を待たなければならない状況でした。

しかし、現在はオンライン上で決裁が可能になったため、場所や時間を問わず承認業務を進められます。教員が日本に一時帰国している間でも、マレーシアのオフィスからの申請を承認することができ、業務のスピードが格段に向上しました。

6）権限設定でデータの安全性が向上。誤操作による破損リスクを解消。

権限設定により、データの閲覧や編集を細かく制限できるため、誤操作による破損リスクが解消されました。Excelでは編集権限を渡さないと書き込みができない一方、編集権限を与えると「いつの間にかフォームが変わっている」「数式が削除されている」という問題が頻繁に発生していました。 

しかし、desknet's NEOでは、フォーム自体の編集は管理者のみが可能で、一般ユーザーはデータ入力のみができるという設定が可能です。これにより、フォーマットの一貫性が保たれ、意図しない変更を防ぐことができます。権限別で設定さえしてしまえば、触れるものは管理者しかいないという状態を作れることが、Excelとの最大の違いです。

7）無駄なメンテナンス作業から解放。Excelのクラッシュや破損対応が不要に。

Excelファイルのクラッシュや破損への対応といった無駄なメンテナンス作業から解放されました。以前は、ファイルサイズが大きくなるとExcelが突然クラッシュしたり、開くのに時間がかかったりする問題がありました。また、共有ファイルが破損していないか定期的にチェックし、バックアップを取るという作業も必要でした。

しかし、desknet's NEOでは、データベースで管理されているため、こうした心配は不要です。システムが安定して稼働し、データの整合性も保たれるため、メンテナンスに費やしていた時間を本来の業務に充てることができるようになりました。担当者の精神的な負担も大きく軽減されました。

ご担当者のコメント

 山下　哲也様

柔軟性の高さが決めとなった点です。物の配置が細かくできるので、大学の規則で様々な様式が決まっている中で、その様式通りに似せて作ることができます。規則で定められたフォーマットを忠実に再現する必要があったため、この柔軟性は非常に重要でした。最初は難しいと感じる部分もありますが、慣れれば作りたいものを作れるという印象です。試行錯誤しながら少しずつ理解を深めていくことで、複雑な業務フローも実装できるようになりました。

権限設定やアクセス権の設定が細かくできるので、必要ない情報を見せないようにすることができます。例えば、給与に関する情報は人事担当者のみが閲覧できるようにしたり、特定の部署のデータは関係者だけがアクセスできるようにしたりといった設定が可能です。全体的に細かくカスタマイズや作成ができるため、組織のセキュリティポリシーに合わせた運用ができます。情報の機密性を保ちながら、必要な人には必要な情報を提供するという、理想的な情報管理が実現できています。

今後の展望

今後は以下のような活用を検討しています。現在でも十分に活用していますが、さらなる業務効率化とデータ活用を目指して、システムの拡張を計画しています。

アプリケーション間の連携強化

現在は、ある申請がちゃんと終わっているかを手動で確認し、次のステップに進んでいます。例えば、リクエスト→購入依頼→決裁→支払い→確認という一連の流れがありますが、それぞれのステータスを自動的に確認し、全体の進捗状況を一目で把握できるようにしたいと考えています。各プロセスが完了したら自動的に次のステップに通知が行くような仕組みを構築することで、さらなる業務効率化を図る予定です。

予算管理の自動化

購入依頼が発生するたびに予算を消費していくため、現在の予算残高や消費率をリアルタイムで把握する必要があります。現状では手動で集計していますが、これを自動化し、ダッシュボードで予算の使用状況を可視化したいと考えています。予算超過のアラート機能なども実装することで、より適切な予算管理が可能になります。各部署や費目ごとの予算執行状況も一元管理できるようにする予定です。

人事管理の一元化

出張申請と休暇申請のデータはすでに統合されていますが、さらに教員ごとのカレンダーで勤務状況を詳細に可視化したいと考えています。「この人は今日オフィスにいるのか、在宅勤務なのか、本校に戻っているのか、海外出張中なのか」といった情報を、カレンダー上で色分け表示するなどして、より直感的に把握できるようにします。また、EP（雇用パス）やマレーシアの教育省が発行するティーチングパーミットなど、更新が必要な各種許可証の期限管理もスケジュールに組み込みたいと考えています。期限が近づいたら自動的にアラートを出し、更新漏れを防ぐ仕組みを構築する予定です。

事業概要

会社名・組織名 筑波大学マレーシア校

所在地 マレーシア

日本の筑波大学がマレーシアに設置した海外校。日本にメインキャンパスを持つ大学の海外拠点として、教育・研究活動を展開している。

まとめ - 教育機関におけるdesknet's導入のメリット

筑波大学マレーシア校の事例から、大学におけるdesknet's NEO導入のメリットは以下の通りです。特に海外拠点を持つ組織や、複雑な承認フローを必要とする組織にとって、有益な示唆が得られる事例となっています。

1. 海外拠点でもローカルサポートを受けられる

マレーシアに拠点があり、日本語が話せるエンジニアが複数名在籍しているため、現地の事情に合わせた迅速なサポートが受けられます。時差の問題もなく、緊急時にも対応してもらえる安心感があります。海外で業務を行う上で、現地サポートの存在は非常に重要です。

2. コストパフォーマンスに優れている

他社の主要グループウェアと比較して、利用料が非常に安価です。予算が限られた教育機関や立ち上げ期の組織でも導入しやすい価格設定となっています。高機能でありながらコストを抑えられることは、長期的な運用を考える上でも大きなメリットです。

3. 規則で定められた様式にも柔軟に対応できる

AppSuiteの高い自由度により、大学特有の規則に基づいた様式を細かく再現できます。物の配置を細かく調整できるため、既存の紙の様式をそのままデジタル化することも可能です。規則遵守と業務効率化を両立できる点が、規則に縛られやすい大学や公的機関にとって大きな魅力となっています。

4. IT専門スタッフがいなくても運用可能

ノーコードでアプリケーションを開発できるため、IT専門スタッフがいない組織でも、必要に応じてアプリケーションを自作できます。Excelの数式が理解できるレベルのスキルがあれば、基本的なアプリケーションは構築可能です。現場のニーズに即座に対応できる柔軟性が、業務改善のスピードを大きく加速させます。

5. 場所を選ばず業務を継続できる

クラウドベースのシステムのため、出張先や在宅勤務、海外からでも申請・承認業務を滞りなく進められます。国際的に活動する教職員が多い大学にとって、場所に縛られない業務環境は不可欠です。承認待ちによる業務停滞が解消され、組織全体の生産性が向上します。